Togglを使って時間管理、是か非か

働き方

2020年春の新型コロナウィルスによる緊急事態宣言により、テレワークというものに触れた方も多いでしょう。テレワークで必要になるのは、根性や集中力などの精神的なものではありません。いかにテレワークでも成果をあげられるかの仕組みづくりです。

成果主義と言われる昨今ですが、実際のところはどうなのかが、このテレワークの導入で試されるときです。日頃からその方向に取り組んできた組織なら、成果主義などあたりまえ、テレワーク上等でしょう。しかし、旧体質の組織がにわかに取り込んでいるのであれば、ボロボロと建前が剥がれ落ちて当然のような気がします。

テレワークで時間管理を提出するのはどうなの?

残念ながら、管理人が所属する組織は旧体質のまま、中途半端な取り組みとなっています。自治体からの方針を受け入れ、出社人数を制限する。可能な限りテレワークを使い密を避ける。そのような方針を、管理部門を中心に打ち出しています。

しかし、上からの圧がかかったのでしょう。テレワークをしている人間が、ちゃんと働いているのかを管理しなさいというお達しがありました。結局、作業時間をエクセルのフォーマットに書いて提出するということになりました。さすがにこれはキツイと思ったのですが、なにせトップからの指示ですから、なんらかは、やらざる得ません。

どうせやるならちゃんとしたツールを使えばいいのに、結局エクセルかよ、というところが、ヤル気を削ぎますね。古い世代や、会社に長くいる社員・パートなどであれな、それでも結構です。けれど、新入社員や若い世代にとって、エクセルを作ってメールで毎週、提出するなんて、考えられないやり方なのではないでしょうか。こんな組織に未来はない、と判断して早期退社したくなるのではないかと心配です。

Togglを使った時間計測

時間管理ツールの有名どころに、「Toggl」があります。Togglは本当によくできていて、無料の機能でも、個人で使うなら十分すぎます。有料プランへの移行を促すバルーンやメールがうざったいですが、それでも便利だから使うでしょう。

Togglを本格的に組織に取り入れていれば、きっとエクセルなんて管理方法は駆逐できたはずです。そもそも、マネージャがワーカーの作業時間を管理するというのは、いまの流行りではない気もします。

ワーカーが、自分の時間を価値に換算するためのツールとして時間計測を行うという姿勢が正しいでしょう。マネージャは、ワーカーに方向性を示し、その成果物を判断して、ワーカーに問題があればそれを一緒に解決するという役割であってほしいのです。決して、対価として時間通りに働いたかを、エクセルでSUMして集計するような仕事であってはならないんじゃないでしょうか。

時間を有効に使うためのツールであってほしい

時間を有効に使う方法として、有名なのはポモドーロ・テクニックでしょう。25分間集中して働き、5分間でリフレッシュするというターンを繰り返します。慣れるまで厳しいと思いますけど、理にかなっています。

現代人が集中できる時間なんて、ほんの数分しかありません。それを15分まで伸ばすのは大変です。ポモドーロでは、はじめの5分で気持ちを作業へ向け、15分間のフローの時間で最大集中して作業し、最後の5分で集中状態から戻ってくるということを目的にしています。そして、リフレッシュの5分間で、いまの25分の振り返りと、次の25分の目標の確認をするのです。

小学校の授業も、1限が45分でした。子供がじっとしていられる時間として、それが限度なんでしょう。導入→メイン→ほぐし、というルーテイーンを2度~3度くらいやれれば上等なんじゃないでしょうかね。学校の先生って、あらためて大変だなと思います。

ツールはあくまで道具ですが、人を縛る道具にはなって欲しくないですね。ポジティブな理由で使う道具であるのが望ましいのは言うまでもありません。


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